ケーススタディ:フォード社では、どのように数千のエクセルファイルをプラニスウェアで統合したのか
フォード・モーター・カンパニーでテクノロジー・インテグレーション・スペシャリストを務めるRick Amori氏は、同社の全研究およびイノベーションプロジェクトに関する数千のエクセルファイルをいかにして信頼できる唯一の情報源へと統合し、プロジェクトポートフォリオ全体の可視化を実現し、意思決定を改善したかを語ります。

フォード・モーター・カンパニーのテクノロジー・インテグレーション・スペシャリスト、Rick Amori氏

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私はフォード・モーター・カンパニーで監督者を務めるRick Amoriです。

主な担当領域は、私たちが「テクノロジー・インテグレーター」と呼ぶプラニスウェアのアプリケーションの管理です。

プラニスウェアのテクノロジー・インテグレーターにおいて、私たちはいつの日か当社の車やトラックで製品化されることが期待される全研究とインベーションプロジェクトを管理しています。

フォードのテクノロジー・インテグレーション部門は、なぜプラニスウェアを選んだのですか。

当社がテクノロジーおよびイノベーションのプロジェクト管理にプラニスウェアを選ぶのは、ごく自然なことでした。プラニスウェアは、すでに当社の車両プログラムやリソースおよび人材配置プロセスの管理に使われていたからです。

プラニスウェアを使用することのメリットを教えて下さい。

プラニスウェアを使用する実際上のメリットの1つは、プロジェクトデザインを見直すとき、各プロジェクトの全データがプラニスウェアのアプリケーション内に保存されていることです。プロジェクトの状態、エビデンス、作業計画、承認などの情報がすべて一箇所にあります。ですから、多人数のチームの場合など、すべてのメンバーが単一の情報源でいっせいにプロジェクトをレビューすることが容易にできます。

このアプリケーションを使用する前は、私たちはこのすべてをエクセルのワークブックで管理していました。どれが最も正確な現在進行中のワークブックかを理解するのは、非常に困難でした。誰かの電子メールの受信箱にあっただろうか。どこかのコンピュータに保存されていただろうか、あるいは共有ドライブだろうか。そのシステムでデザインレビューを準備するのは、本当に大変でした。プラニスウェアのようなシェアードシステムに移行した時点で、これらのすべての問題は基本的に消え失せるのです。

旧システムでは、エクセルとSharePointのシステムがプロジェクトの状態をかなりうまく追跡していたので、順調に進んでいるプロジェクトを管理する方法としては大変快適でした。しかし、私たちに欠けていたのは、プロジェクトのポートフォリオ全体を見渡してそのデータマイニングを行い、自分たちが適切なプロジェクトを選択しているか、あるいは適切な比率でプロジェクトを行っているかを確認する方法でした。

プラニスウェアではそれを知ることができます。視覚ツールを使って、世界中で進められている当社のテクノロジー開発プロジェクトのポートフォリオ全体を実際に見ることができ、どの領域が強くどの領域が弱いかがわかります。そして、当社の戦略目標をよりうまく達成するためにリソースを移動させるべきかということもわかりますが、以前のシステムでは、プロジェクト情報のデータマイニングを行うよい機会はありませんでした。

プラニスウェアでカスタマイズされたテンプレートを作成する能力は、さまざまな作業のための新しいステージゲート方式の促進に本当に役立ちます。以前なら、エクセルのワークブックを使っていたので、構造化された独自のステージゲート方式やカスタマイズされたワークフローをエクセルファイル内で作成することはとてもできませんでした。

しかし現在は、プラニスウェアのテンプレート作成プロセスを使って、独自のステージゲート方式をツール内で作成し、後はユーザーが自分たちの作業に適用したい方式を選択し、システムがそれを引き継いでいくということができます。

プラニスウェアがグローバルベースでプロジェクトテンプレートの更新をできるようにしてくれたので、私たちはとても快適です。たとえば旧システムでは、新しい成果物を加えたり、エクセルファイル内に記録されたステージゲート方式の一部を変更したいと思ったとき、これらのオープンファイルへの変更を申請したりすることはほとんど不可能でした。従業員のラップトップやクラウドのどこかなど、あちこちに保存された複数のバージョンが存在するからです。

しかし、プラニスウェアのソリューションでは、オンラインに保存された単一のプロジェクトバージョンだけが存在するため、プロジェクトやステージゲート方式内の構造に変更を加えた際に、その変更は即座に、全体に反映されます。全ユーザーのデータが正確かつ瞬時に更新されるため、唯一のソースとして信頼できます。これは旧システムに対して本当に大きな優位点であり、プラニスウェアが私たちにこれを可能にしてくれて本当にありがたいと思っています。

予想外のメリットとしては、テクノロジー・インテグレーター[のプラットフォーム]を使いたいというユーザーがグローバルに増えたことと、これまで私たちのシステムの一部ではなかった外部に、このツール内で技術的作業を管理することに関心を持つチームが増えたことです。テクノロジー・インテグレーターの[プラットフォームの]使用が製品開発の外部からフォードの他の事業領域に広まったのを見ると、本当にうれしく思います。

エクセルの全オープンファイルをどのようにしてプラニスウェアに移行しましたか。

エクセルの全オープンファイルをプラニスウェアのデータベースに移行するにあたり、データの完全性が懸念されました。そこで、プラニスウェアの開発チームと協働し、一群のエクセルファイルをプラニスウェアのアプリケーションにおおむねワンクリックで移行できる特注のツールを開発してもらい、エクセルファイルの情報に基づいて新たなプロジェクトを作成しました。このプロセスをテストして検証した後は非常にうまく進み、ほぼシームレスに作業ができました。

これと並行して、私たちはその仕事を管理するエンジニアや科学者に研修を実施し、次の日からプラニスウェアのツールを使えるように、昨日の続きを取り出してすぐに新しいツールで作業できるようにしました。

古いエクセルファイルを新しいプラニスウェアのアプリケーションに移行する計画は、約3週間を要しました。当社の組織構造に基づいたまとまりごとにファイルを移行させました。部門ごとに作業を一度に行い、ファイルの移行が済むとそのことを伝え、その時から当該部門の従業員はプラニスウェアのツールを使って自分たちの業務を始めればよいことがわかりました。

3週間にわたり、これらのファイルを構造的な仕方で段階的に移行したので、1,000件以上のプロジェクトをグローバルに一度で移行させ、次の日から全員が新しいツールを使い始めて大混乱を招くようなことにはなりませんでした。私たちは構造的な仕方で移行を実施し、サポートチームが実にうまくこれを手助けしてくれました。フォードとプラニスウェアの開発チームの関係は、非常に良好でした。

筆頭に挙げるべきは、ツール内で私たちの突飛な要望や適応要件に基づき、非常に多くのカスタマイズを行ったことです。私たちが解決しようとしている問題にさまざまなソリューションを見つけ出す上で、プラニスウェアのチームは非常に相談しやすい雰囲気で手助けしてくれました。