CAEはどのようにPPMシステムを新しい地域の関連組織に広げたのか?

CAEのITシステム担当マネージャー、ダニエル・ノーマンド氏は、完全に統合されたシステムを世界各国で展開している自社の各地域の関連組織に、どのようにしてプラニスウェアのソリューションを広げていったのかを説明します。

CAEはどのようにPPMシステムを新しい地域の関連組織に広げたのか?

CAEのITシステムマネージャー Daniel Normandは、同社のソフトウェアシステムを最大限に活用するため、ビジネス部門と協業しています。

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トランスクリプト

(より明確にするために多少編集しています)

私の名前はDaniel Normandです。私はCAEで、PlaniswareのITシステムエキスパートを担当しています。

 

CAEのビジネス、またミッションを教えてください(0:13から0:35)

フライトシミュレータの製造に関していえば、CAEは航空業界におけるリーダーとして、長い歴史を持っています。しかし、過去10年間で、私たちは…サービス業界に進出しました。ここでは非常に成功を収め、最近では、ヘルスケアシミュレーションをベースにしたトレーニングにも挑戦しています。

 

CAEはPlaniswareをどのような目的で、またどのような範囲で使用していますか? (0:38から1:20)

私たちのプロジェクトは全て成果物であり、それらは私たちが顧客と署名を交わした契約です。そのため、私たちは多くのプロジェクトを抱えています。 5400件以上のプロジェクトがあり、そのうち約2400件において毎月費用が発生するため、非常に大きなポートフォリオといえます。もう一つ私が驚いたことは、メトリクスを見た際、575のユーザー数のうち、90%以上が3か月以内に接続していたことです。よって、登録したユーザーにおいて、全面的に使われていることがわかります。

Planiswareに関連した、あなたの組織内での役割について聞かせてください (1:24から01:48)

私の主な役割は、ビジネス部門との連携を図り、システムににどのような改善を加えることができるかを判断することです。付加価値のないアクティビティを取り除き、自動化できるものに関しては自動化を推進すること―少なくとも、プロジェクトのモニタリングもしくは更新を行う人々の負担を軽減させるような改善を見極めます。


Planiswareを使用してどのような問題を解決されていますか? (01:49から03:09)

 
プロジェクト会計モジュールを追加したOracle E-Business Suiteの拡大に伴うフロントエンドを検討していました。Planiswareがシステムのユーザーインタフェースとして選定されました。私たちには、時代遅れで独自に作成したシステムが数多くありました。それらはインターフェースとして連携がうまくいっておらず、きちんと活用していくためには何か手立てが必要でした。
 
さらに重要な点として、私たちはライブデータに基づいて決定を下すことができるシステムを望んでいました。
 
私たちのシステム導入におけるユニークな例として挙げられるのは、私達が平均レートでコストを見積り、プロジェクトがコストを計算するとき、コストがアサインされた人の実際のレートで計算される点です。これによって、計画と実績の間には必ずデルタが生まれます。私たちは、成果物の実行における実際の効率性または非効率性とを切り離したいのです。そのため、実際のパフォーマンス・マトリクスからレートの影響を分離するための機能を開発するうえで、Planiswareは非常に役立ちました。
 

CAEはどのようにして複数の地域に跨る関連会社にシステムの使用を拡大されたのでしょうか(03:11から03:59)

 

これは企画当初から考えていたことでした。私たちは、Planiswareをまず本社、そしてエンジニアリング機能を持つすべての組織に導入するという、複数年の計画を立てましたが、優先順位のために延期されてしまいました。そのため、少し予定より遅れてしまいましたが、最近改めて開始し、ロールアウトし始めました。

 

まず、私たちはモントリオール以外のカナダの他のオフィスから始めました。これらは同一通貨で運営されていたため、簡単に着手できました。次に、私たちはオーストラリアのオフィスに着手したのですが、明らかに、多組織・多通貨であることから、より難易度は高いものでした。
 

複数の地域での導入における、最大の課題をお聞かせください (04:04から04:38)

各地域にはそれぞれの特性があります。私たちが他のカナダの事業所に行ったときは、指定されたリソースレベルでの管理が必要でした。オーストラリアでは、通貨(つまり多機能性)が課題でした。したがって、システムのリリースに伴い、私たちは各地域特有の要件に突き当たる度に、それがPlaniswareで容易に対応できること、またPlaniswareのコンサルタントチームからの支援により、シームレスな進捗が可能になることを期待してきました。

 

どのようにして、システムを地域の要件に適応されましたか? (04:41から05:27)

カナダ地域の場合、モントリオールのユーザーコミュニティや従業員数よりもはるかに小さいリソースであったため、個人レベルでのリソース管理に対応する必要がありました。モントリオールではジェネリックリソースを使用していますが、カナダ地域ではそのサービス提供の特性や、個人レベルからの構築が必要であるといった性質から、個人レベルでのリソース管理を導入する必要がありました。オーストラリアに関して言えば、2種類の通貨機能を使用し、リアルタイムでプロジェクトを実行するといった点で、初めての試みでした。そのため、私たちはPlaniswareと同時に、並行してそれをサポートできる状態にある必要がありました。

 

地域毎にユーザーエクスペリエンスを適応させるために、どのような標準機能が役立ちましたか? (05:31から06:02)

当初よりいくつかの標準機能が備わっていたため、運用単位毎の属性がありますが、私たちはこれまで活用していませんでした。すべてがカナダを本社とするCAEの設定でした。CAE AustraliaとCAE New Zealandへの導入にあたり、まず私たちのレポートはカナダドルに設定されていました。そのため、私たちは、どの運用部門がシステムを使用しているかに応じて、レポート上異なる通貨が表示されるように調整する必要がありました。

 

今後、他の地域にも拡大される予定ですか? (06:06から06:47)

今、私たちはスコーピングの初期段階にあるため、弊社の欧州を拠点としたオフィス、すなわちドイツとUK、おそらく他にも数か国へ拡大する計画があります。計画としては、今後12  -  18か月以内にそれらを展開していく予定です。

これまでのロールアウトと異なるのが、ドイツでの導入です。英語が主言語ではないため、ドイツ語環境を設定する必要がありますが、Planiswareでは簡単に設定することができます。必要となるのは現地での検証と翻訳のみで、それらをテーブルに入れることができれば、すべてがうまくいくはずです。

 

ロールアウトはどのように受け入れられましたか? (06:50から07:31)

本社で開始した際には、統合システムへの移行という企業の決断であったため、チェンジ・マネジメントの際に想定されるような課題に直面しました。しかし、より小規模な営業所の多くにおいては、ほとんど機能していないような古いツールやシステムに依存していました。そのため、ユーザーからの需要がありました - 彼らは本部から変更を押し付けられるというよりも、むしろこの変化を牽引していました。そのため、非常に興味深く、新鮮ともいえるような、アプリケーションのロールアウトとなりました。

 

通常の業務の流れと、Planiswareの使用頻度をお聞かせください (07:34から08:28)

もともと、社内では月に一度のプロジェクトレビューサイクルが徹底されていました。Planiswareの導入の際も、そのプロセスに基づいたものでした。典型的な一か月のサイクルとしては、週単位でツールにコスト情報をインポートし、workpackageマネージャは彼らのworkpackageの進行状況を見直して、残りの作業を補います。そして、月の最終週に、各プロジェクトマネージャが全メンバーの状況分析を行い、必要な予算に合わせて調整を行います。そして、毎月最後の2日間で、プログラム管理者と私たちの財務チームとの間で、すべての数字が完璧であることを確認し、そしてそれらが公表に適していることを確認します。

 

CAEでは、Planiswareのgo-liveにどのようなメリットを感じていますか(08:32から09:16)

統合されたツールであるため、マイルストーン、財務予測、およびマンロードを個別に管理する必要がなくなりました。Planiswareを導入したことで、単一かつ統合された環境で作業することができるようになりました。

そのため、多数のシステムを扱うツールで直接作業できることは、本当に大きなメリットです。私たちが扱うデータが常に正確であり、そのデータを必要とする他のシステムにも同時に供給されるような環境をもたらしてくれます。

私たちは今、Single source of truth (すべての情報に関する真実のソース)を持っています。そしてそれは、操作されたファイルから抽出されるのとは対照的に、常に最新の情報にアップデートされています。つまり、それ自体が、一種非常に貴重なものなのです。

 

CAEとPlaniswareは将来どのように連携していくと思いますか。 (09:20から10:05)

私たちは、長い期間をかけてPlaniswareへの投資を検討しました。私たちはこれを組織全体に広めるつもりで導入しており、つまり責任があります。プラニスウェアは、常に新機能を発表しています。例えば、アジャイルの使用に関していえば、元々我々も想定してはいましたが、今では、、、当時よりずっと成熟した機能になっているといえます。もしくは、私たちが実装したリスクモジュールのような、標準的なアウト・オブ・ザ・ボックスの機能は、ベストプラクティスに基づいて構築され、私たちが以前独自に開発し使用していたツールにも似ていました。そのため、私たちは自然とプラニスウェアのリスクモジュールに移行することができ、結果的にとてもシームレスな統合となりました。