ミシガン州運輸省(DOT)におけるチェンジマネジメントの成功

XRiver Technologies社の導入プロジェクトの上級マネージャー、ディアン・イースト氏は、ミシガン州の運輸省(DOT)におけるユーザーのプラニスウェアソリューション採用のための効果的なチェンジマネジメント計画が果たす役割について説明します。

ミシガン州運輸省(DOT)におけるチェンジマネジメントの成功

【PPMツール導入事例インタビュー】

XRiver Technologies社の運輸省(DOT)担当シニアプロジェクトマネージャであるDiane East氏は、全米の州運輸省でPPMシステムやその他のソリューションの実装を統括しています。

追加メディア

 

トランスクリプト

(一部編集あり)

私の名前はディアン・イーストです。Xriver Technologies社で運輸省担当プロジェクトマネージャーとして勤務しています。

Xriver社について教えてください (0:12 to 0:38)

Xriver社は1984年に創業した小さなシステム会社で、これまで様々なタイプのプロジェクトマネジメントシステムを構築してきました。 既成の枠を超えたシステム構築も担当しますし、既成のシステムにも対応します。 私たちは1999年にプラニスウェア社が米国に進出したときからプラニスウェア社のパートナー会社です。現在わが社では基本的に別の運輸省プロジェクトに取り組んでいるところなのですが、一方で、プラニスウェア導入に関しては薬学分野にも進出しており、更に他にも様々な分野の企業にプラニスウェアの導入をしています。これが私たちが行なっている仕事です。

運輸省関連プロジェクトの経験について教えてください (0:40 to 0:54)

過去22年間、異なる10件の運輸省関連プロジェクトを担当し、プロジェクトマネジメントシステムの計画、導入、導入後サポートに関する、いずれかの仕事をしてきました。

組織においてチェンジマネジメントを成功に導くために重要なことは何ですか?(0:56 to 01:28)

多くの人がチェンジマネジメントの重要性を過小評価しているようですが、それは非常に、極めて重要な要素です。 多くのユーザーはただ単にシステムを導入するだけに終わらず、通常は、慣れ親しんだプロセスをとり続けます。 そして、部門によっては、新しいシステムを十分に活かせなかったり、少なくとも停滞したりする可能性があり、このような問題と格闘しないといけないことになります。 しかし、すべきことは格闘ではなく、自ら積極的なアプローチでユーザーに利点と効果を説くことです。そうすることで、ようやく受け入れてもらえて、前進することができます。

ミシガン州運輸省でのチェンジマネジメントについてお聞かせください (01:32 to 02:52)

この実装における最大の難点は、チェンジマネジメントでした。ミシガン州運輸省の方々は、世界の中でも非常に優れたスーパーユーザーで、初期の段階から極めて協力的でした。要件定義にも協力的で、スムーズにユーザーテストに以降し、ユーザーテスト中には、どのようにトレーニングを実施すべきかを検討しはじめました。その時点で、私たちは一連のトレイン・ザ・トレーナーセッションを計画しました。もちろん全員が対象です。彼らはスローガンとして「変革のエージェント」を掲げ、私たちはそのスローガンの小さなバッジを作りました。そして、基本的に組織全体の全ユーザーが、日常的に“変革のエージェント”バッジを付けて取り組みました。
続いて、ウェブセミナーをやることになり、ウェブセミナーを通じて300人近くの方々に参加していただきました。スーパーエージェントが出演することで、ウェブセミナーに関心を持ってもらい、受講参加に導きました。ウェブセミナーの目的は、ただインターフェースに慣れてもらうことでした。ですから、受講者がトレーニングに入ったときには、その色が何のアイコンを示しているのか、どのように操作するのか、タブがどこにあるのかといったことを学んでいませんでした。しかし、ウェブセミナーで、インターフェースに慣れ親しんでいただいていましたから、このシステムが彼らの仕事にどのように影響を与えるかを説明し、エンドユーザートレーニングに参加するよう動機づけることができました。このように、変革は基本的に数ヵ月にわたるマルチステッププロセスでした。もともと素晴らしい、秀逸なチームでしたから、私達はただ成長の後押しをしただけでした。

チェンジマネジメントプランはユーザーがシステムを受け入れてくれることにどのように影響を与えましたか (02:54 to 03:22)

彼らがそれまで使っていた、古くて時代遅れのシステムを手放す気になってくれましたし、気づきがあったと思います。彼らは準備万端でした。そしてスーパーユーザーの方々は、2週間の一連のトレイン・ザ・トレーナーセッションを終えた後、嬉しいことに、「このインターフェースはとても素晴らしい」と話してくれました。 これは、彼らが地域オフィスに戻ったときに、ユーザーに伝えてもらいたいことなのです。こうした流れは、特に州政府のような構造化された環境において、変革のビッグウェーブになりえます。

チェンジマネジメントプランを実行するプロセスで必要になったものは何でしょう (03:24 to 03:59)

厳密には業務の対象ではありませんが、私の情熱でしょうね。例えば、ユーザーの机の上にアプリケーションを導入するだけでは不十分なのです。彼らに、彼らがなぜそれを必要とするのかを教える必要があり、予め使えるようにしてから、ツールを提供しなければなりません。ですから、トレーニングが近づくにつれて、「これをやらなければならない」と言い続けました。私は心からミシガン州運輸省の方々に、プラニスウェアとXRiver社についての素晴らしい点に気づいて頂きたいと思っていました。そうするために、私はどうしたでしょうか? 私は、導入から実装を通して、変革のエージェントに対して、そうした前向きな考え、肯定的な方向性について話すことから始めました。

チェンジマネジメントが初めての企業へのアドバイスをお願いします(04:02 to 04:53)

大切なのは、ひとつはチェンジマネジメントの重要性を過小評価しないこと、2つ目はコミュニケーションです。 何が生じ、それがどのような影響を及ぼすか、使用方法、正しいタイミングでツールを手渡すことなどを考慮しながら、様々なメッセージに耳をすます必要があります。
チェンジマネジメントにおけるもう1つ非常に重要なことは、チェンジマネジメントエージェントだと思います。 エージェントは、基本的に組織内のあらゆるレベル、場所に居る必要があります。 他のユーザーがすぐに質問できる存在になるのです。 このようなことがよく起こります。「質問があるのだけど、分からない点をうまくまとめられない。だから電話で質問もできない。でも、これがこうなって、結局のところこうなって・・・ということは説明できる。あ、あそこにいる人に聞いてみよう」このような時に、スーパー・ユーザーは、ユーザーを助けてメガ・スーパー・ユーザになっていくのです。すばらしいことですよね。