リソース管理とプロジェクト選択の結果を改善

MSAセイフティの製品戦略およびポートフォリオ担当マネージャーのマイケル・オイラー氏は、プラニスウェア導入前の自社のポートフォリオマネジメントについて直面していた課題について説明します。同氏はまた、透明性の向上、より効率的なキャパシティ計画、より適切なプロジェクト選択など、プラニスウェアのソリューションを導入し稼働し始めてからMSAセイフティが得たいくつかの恩恵について説明します。

マイケル・オイラー氏は、マインセイフティアプライアンス、MSAセイフティの製品戦略およびポートフォリオ担当マネージャーです。

トランスクリプト

私の名前はマイケル・オイラーです。私はMSA、マインセイフティアプライアンスの製品戦略およびポートフォリオマネージャーです。

 

MSAセイフティは何をしている企業ですか?また、社内での役割を教えてください。

マインセイフティアプライアンスは、安全装置を製造および設計している会社です。我々の使命は、労働者を守り、安全を確保すると共に、労働者、家族、地域社会の人々が世界中で健康に暮らせるようにすることです。

システムの導入においては、プログラムマネージャーでしたので、スケジュールを守りながら、構想を練るという初期のプロセスからシステム導入のチームおよびタイムライン管理まで、あらゆることを調整する業務を担当しました。現在は、日々の業務に関する高度アドミニストレーションユーザーです。業務に必要な機能追加を行なったり、可能な範囲でカスタマイズをしたり、ユーザーにガイダンスを提供したりしています。

 

なぜMSAセイフティ社でPPMソリューションを導入することにしたのですか?

弊社がPPMソフトウェアソリューションに興味を持ち始めましたのは約2年前です。当時は約1000ものExcelスプレッドシートでポートフォリオを管理していました。そして毎年8月になると、最適化されたポートフォリオを構築するために約1000のシートを組み合わせていました。そしてお察しのとおり、更新管理、バージョン管理は煩雑になり、扱うのが困難になっていました。

また、正確なデータ、タイムリーなデータ、そして最適化されたデータを確実に取得するために、PPMソフトウェアソリューションが必要と考えていました。

 

プラニスウェアを使用する前にMSA Safety社が抱えていた主な課題は何でしたか?

課題についてお話しますと、わが社は特にリソースマネジメントに関しては、常にジェネリックリソースとして計画を立てていました。そのため、特定の職務、具体例を挙げると、例えば機械技術者では、ある仕事に対して62人分の人員を要することは分かっていましたが、個別に名前を割り当てるには至っていませんでした。ですから、リソースの不足や余剰があったときに、誰を割り当てられるのか、また、どのデザインセンターへの配置が必要なのか、正確に把握できていませんでした。従って、PPMツールの導入によって、透明性をもって、リソースに個人を名前で割り当てられるというのは、我々にとって大きな利点でした。

 

メトリクスに関してお話ししますと、世界が急激に変化し、技術面でも高度化していくにつれて、機械エンジニアから徐々に移行して、ソフトウェアエンジニアを増やしていく方がよいという、ある程度長期的なキャパシティプラニングについては把握していました。そして、PPMツールがそのプラニングをサポートできることも知っていました。

 

我々にとって最も困難だった点は、適切なリソースを雇うことだったと言ってよいでしょう。ポートフォリオの計画は年に一度だけでしたから、もし計画時に、特定の場所に一般的なリソースが必要とされているということを把握し損ねていたら、ほぼ12ヵ月にわたってその結果を知ることができません。そして、仮に翌年に修正することができたとしても12か月分の生産性を失ったことになりますし、場合によっては2年連続で見逃していたかもしれません。つまり、間違ったプロジェクトに間違ったリソースを配置してきたということになるのです。これは非常に厳しい問題です。

 

 PPMツールを選択する際、MSAセイフティ社の最優先事項は何でしたか?

決定において、他のツールと同様、コストも決定要因となりますが、それだけではなく、価値を考慮に入れる必要があります。これからかなり長い期間、一緒に仕事をしていくツールですので、それだけの価値があるツールに対して投資しているということを確かめたかったのです。そして、サポートスタッフが信頼でき、我々を助けてくれるという確信が欲しかったので、プラニスウェアのスタッフとの間に良い関係を築くことも重要でした。

また、ソフトウェア開発者にもツール自体を見てもらいました。弊社ではソフトウェア製品を開発していますので、彼らは我々がどんな製品を導入すべきかを分かっています。ですから、一旦ソフトウェア開発チームによって吟味された上で、彼らの承認を得たということは非常に喜ばしいことでした。

 

MSA Safetyが他のPPMベンダーよりもプラニスウェアを選択した理由は何ですか?

2015年の秋、我々はさまざまなPPMツールについてかなり広範囲に調査しました。具体的には、ガートナーの調査結果を調べたところ、プラニスウェアがリストのトップに躍り出ていることが分かりました。そして、実際にシステムのデモ(実演)を拝見し、そこで目にしたプラニスウェアのソリューションに非常に興奮してしまいました。

 

プラニスウェアでは、ソフトウェア内を視覚化できることや、リソースを管理できるという機能が気に入りました。そしてまた、ユーザーインターフェイスも非常に分かりやすいものでした。

大手競合他社のうち2社からはオンサイト導入の提案がありませんでした。 この点は 我々にとって、IT部門のセキュリティ上、必須の要件でした。また、他社製品は、提供できるサービスに少し問題がありました。プラニスウェアはまさにその点で競合他社を凌駕しており、それがプラニスウェアを選んだ理由です。

 

MSA セイフティ社において、どのようなことにプラニスウェアを使用していますか?

研究開発のポートフォリオ管理全般に使用しています。我々のスコープは研究開発組織全体ですが、製品開発するという性質上、オペレーション部門とも、少しですがIT部門とも連携し、一緒に仕事します。研究開発組織以外のリソースを常時100%計画するわけではありませんが、彼らとも連携しています。

 

165ものプロジェクトでプラニスウェアを使用しています。今後、このプロジェクト数は減っていくと思います。というのも、このツールの主要な利点の1つは、透明性が高いことです。そのため、より重要なプロジェクトを強調することができます。我々はこれを世界中に広がった8箇所の拠点にまたがって使用しており、55人の通常ユーザー、4人のアドミニストレーションユーザー、1人のIT権限ユーザーがいます。

 

... ガートナーの調査結果を調べたところ、プラニスウェアがリストのトップに躍り出ていることが分かりました。 ...

 プラニスウェアはMSAセイフティにどのような利点をもたらしましたか?

プラニスウェアが我々にもたらした最大の利点は、かつてなかった計り知れないレベルの透明性を提供してくれたことだと思います。プロジェクトにどれくらいのリソースが投入されているのかを見ることができるだけでなく、プロジェクトにどのような職務、担当者がアサインされているか、および担当者の時間のどの要素が適用されているのかもわかります。また、研究開発から生産に入っていくプロジェクトのある種のフェーズで、メンバーの時間がどのようにして再び利用可能になるのかを確認することができ、それによって今までになかったようなキャパシティ&リソースマネジメントが可能になります。

 

プラニスウェアはどのような決定を下す際に用いられますか?

我々が行っている2つの大きな決断は、人事部門にあります。キャパシティプランニングを行い、ツールから得られる結果に基づいて、実際に人材を採用しています。そして、先ほど申し上げた通り、これはこのツールによる透明性により実現したことです。これにより、ポートフォリオ計画の精度が大幅に向上しています。我々はすべてのプロジェクトから得られる経済的利益を確認して、お互いのスケジュールを重ね、どのようにして次の予算年度に最適に収めるか、そしてどのようにしてステークホルダーにとっての最良の結果を生み出すかを検討しています。

 

プラニスウェアを導入して得られたROIは何ですか?

これらの改善点を3つの異なる方法で定量化しましたが、かなり控えめな見積もりかもしれません。

  • すべてのプロジェクトにおける上市までの期間短縮: 1つには、すべてのプロジェクトで、上市までの期間が1パーセント短縮されたことです。上市までの時間がたった1%であっても短縮すると、ポートフォリオ全体では、かなりの節約になります。
  • ポートフォリオ価値の向上: 我々のポートフォリオの価値が1パーセント増加したということです。プラニスウェアのおかげで、より良いプロジェクトを選択し、より頑強なポートフォリオを構築することが可能になりました。
  • シームレスなプロジェクト/財務のバージョン管理と統制: 最後に、ポートフォリオの管理です。それぞれのプロジェクトとそれらがすべてポートフォリオにどのように適合するかを見ている、エグゼクティブマネジメントがいます。Excelを使用していた当時、正しい財務情報、正しい改訂内容、すべてを調整することを確実にするのは非常に労力を要する作業でしたが、今はプラニスウェアを用いて、本当に素晴らしい、完全一体化した改訂管理が実現し、ポートフォリオを最適化できるようになりました。

 

プラニスウェアがMSAセイフティのPPMをどのように改善したか、具体例を教えてください。

最も重要なことの1つは、この導入がどれほど大規模なプロジェクトであったかを正しく理解することです。我々は、将来の収益のすべてが我々の研究開発部門からもたらされるという意味で、非常に重要であるポートフォリオのプランニング方法を変革したのです。そして、それらのデータを、以前管理に使用していたExcelスプレッドシートから移すだけでも大規模な作業になりました。Excel 内では、約1200ものワークシートで改訂管理され、事業単位で結合され、評価を行っていました。 約1200ものワークシートをまとめて1つのソフトウェア、つまり、ポートフォリオを最適化することを可能にする一元化プラニングツールに集約することは、きわめて大きな労力を要するものでした。

 

以前は、年に1回、5月下旬から8月中旬にかけて、夏のほとんどの時間を用いて、ポートフォリオのプラニングを行っていました。今後は、エンジニアリングマネージャとマーケティング担当者および我々が協力し、四半期ごとにポートフォリオの更新を行うことになります。彼らは四半期ごとにプロジェクトの提案を行うことになるので、プロジェクトを計画し、提案するのに費やす時間が50%短縮されるものと予想しています。

 

プラニスウェアチームと一緒に仕事をしていかがでしたか?

カスタマーサクセスマネージャーは、我々がソフトウェアソリューションをどのように形作っていきたいか、というビジョンを定義する点で非常に助けてくれました。フェーズ1でどのモジュールを導入すべきか、フェーズ2までは何を延期すべきなのか…その展望を定義することは非常に重要でした。そして、導入に入ったとき、チームは非常に迅速な対応をしてくれました。彼らはスプリント(ユーザー要件の実現)とレビューにおいて、非常に迅速で、そのスピードは我々よりもはるかに速いものでした。

プラニスウェアチームは、我々が期待しているものと、構築するものに矛盾があるという問題を常に把握していました。そしてまた、システムの稼働を開始して以来、彼らのサポートも素晴らしく、対応はいつもとても早いです.

 

What are MSA Safety's future plans with Planisware?

We're trusting Planisware to really be the experts in this space -- portfolio management. Obviously, we've got this with internal resources, but we're looking to them to help guide us in best practices beyond the modules we've already brought on, with resource, project and portfolio. We look to do roadmapping, strategic buckets and investments, and we consider them, really, a partner in defining what those best practices are for our company.

We'll certainly bring on roadmapping and strategic buckets and investments. We think for the long-term vision of our R&D department, that those are going to be crucial additions.

 

プラニスウェアを使用することにより、あなたの仕事はどのように楽になりましたか?

このソフトウェアに関する最も重要なことの1つは、2015年には約1200のExcelスプレッドシートに分けてポートフォリオを管理していたのが、一つの一元管理型ソフトウェアに統一できたということです。以前の方法では、ビジネスユニット、バージョン管理、すべてにおける複雑さから、Excelで管理するのが非常に難しくなりました。Excelは、この種のポートフォリオ管理を行うために最適化されたツールではないため、わずか1年で1200のスプレッドシートから、一元管理型(シングルソースオブトゥルース)として最新のソフトウェアに統一できたことは、我々にとって非常に有意義なことでした。