製造から小売、リサイクルまでを一手に担う、欧州最大級のコングロマリットであるシュヴァルツグループ。32か国・57万人超の従業員を擁し、年間72億人以上の顧客にサービスを提供する同社が直面していたのは、部門ごとに分断されたプロジェクト管理の課題でした。複雑な事業構造を貫く「統一されたしくみ」は、いかにして構築されたのか？Planisware導入の実像に迫ります。
世界最大級の小売グループであるシュヴァルツグループが、統一されたプロジェクト管理システムの必要性を認識したとき、彼らはその道のりが容易ではないことを理解していました。Lidl、Kaufland、Schwarz Produktion、PreZeroといった部門を抱える同社には、多様な事業部門間でプロセスを調和させるソリューションが求められていました。
シュヴァルツグループのITビジネスコンサルタントであるインナ・ヴァルバウム氏と、Planiswareのプロジェクトディレクターであるロニー・ヴォルフが、この巨大な課題にどのように取り組んだかを紹介します。
ユニークな課題を抱える巨大グループ
多くの人は、シュヴァルツグループの小売ブランドであるLidlやKauflandに馴染みがありますが、食品小売を超えて広がる同グループの包括的なサービスについて知っている人は少ないでしょう。「シュヴァルツは、製造から小売、さらにはリサイクルに至るまで、製品のライフサイクル全体をカバーしている数少ないグループの一つです」とインナ氏は説明します。
32か国に57万5,000人以上の従業員を抱え、年間72億人以上の顧客にサービスを提供するシュヴァルツは、小売業界における一大勢力です。
このように多様な事業体を統括するには、特にプロジェクト管理の面で課題がつきものです。「各部門がそれぞれ異なるツールやプロセスを使っていたため、部門横断的なコラボレーションが困難でした」とインナ氏は言います。同社には、各部門の柔軟性を保ちつつも、プロジェクト管理を標準化できる単一のプラットフォームが必要でした。ここで、Planiswareが登場します。
統一されたプロジェクト管理の必要性
2021年まで、シュヴァルツグループの各部門はサイロ化された状態で運営されていました。これは迅速な意思決定を可能にする一方、部門間の連携をほぼ不可能にしていました。「部門をまたいだプロジェクト管理のガバナンスを体系化することが課題でした」とインナ氏は説明します。「部門横断的なプロジェクトを効果的に管理するための統一されたツールが必要だったのです。」
シュヴァルツグループは複数のPPM（プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント）ソリューションを比較検討した結果、Planiswareを選定しました。決定が下されたのは2021年半ばで、2022年3月には導入プロジェクトが始動しました。
「私たちが求めていたのは、単なる予算管理やリソース管理のツールではありませんでした」とインナ氏は続けます。「プロジェクトのライフサイクル全体を管理できる、エンド・ツー・エンドのソリューションが必要だったのです。」
多くの企業がソフトウェア導入を急ぐのとは対照的に、シュヴァルツはより慎重で計画的なアプローチを取りました。「私たちはスピードを求めているのではありません」とインナ氏は強調します。「変化が定着することを重視しているので、段階的にユーザーをオンボーディングしています。」
現在、3つの部門でPlaniswareソリューションが本格的に活用されており、すでに1,500人のユーザーが導入済みです。この数は今後数年でさらに増加すると見込まれています。
段階的な導入により、シュヴァルツはスピードよりも品質に重点を置くことができました。「私たちは常にフィードバックを収集しながら、システムを微調整し、増え続けるユーザー数に対応できるようにしています」とインナ氏は説明します。「ユーザーが増えるたびに、新たな要件が出てきます。それをバックログに優先順位をつけて対応しています。」
自動化と統合による複雑性への対応
このプロジェクトにおける最も高度な取り組みの一つが、シュヴァルツグループの膨大な組織構造の管理でした。グループは複数の国と部門にまたがり、それぞれに異なる役割や権限が存在しています。「私たちは、32か国にまたがる各部門ごとに30の組織的ロール、加えて10のプロジェクトベースのロールを処理できるアクセス権管理システムを構成する必要がありました」とロニーは説明します。
アクセス管理に加えて、シュヴァルツはPlaniswareを他の主要システムとも統合する必要がありました。「私たちはSharePoint、MS Teams、自社のID・アクセス管理ツールなど、6つの外部システムと連携する10以上のインターフェースを実装しました」とインナ氏は述べます。「これらの自動化により、役割、権限、ユーザーデータの効率的な管理が可能になりました。」
さらにチームは、SharePointと連携し、プロジェクトごとに自動でフォルダを作成し、あらかじめ定義されたサブフォルダ構造を設定し、プロジェクトの種類やユーザーの役割に応じて権限を管理する仕組みも構築しました。「この連携によって、手作業の工数を大幅に削減できただけでなく、全体的なデータセキュリティも確保できています」とインナ氏は付け加えます。
とはいえ、大規模な導入において最大の課題の一つはユーザー定着です。シュヴァルツグループにとっても、多数のステークホルダーを巻き込むには、綿密な計画と徹底したトレーニングが不可欠でした。
「私たちは『トレイン・ザ・トレーナー（教育担当者を育成する）』というコンセプトを採用しました」とインナ氏は説明します。「各部門のキーユーザーが社内のトレーナーからトレーニングを受け、その後、自部門のエンドユーザーに対してトレーニングを実施したのです。」
トレーニングプログラムは、ユーザープロファイルごとに最適化されており、各グループがそれぞれに適したトレーニングを受けられるように設計されていました。「また、定期的なアンケートやワークショップを通じてユーザーからのフィードバックを収集し、ニーズに対応できているかを確認しながら、システムの継続的な改善を図っています」とインナ氏は語ります。
強固なパートナーシップと成功へのコミットメント
振り返ってみると、このプロジェクト成功の鍵は、シュヴァルツとプラニスウェアの間に築かれた強固なパートナーシップにあったとインナ氏は考えています。「困難もありましたが、ロニーと彼のチームには常に信頼を寄せています」と彼女は語ります。「彼らは非常に顧客志向で、難しい課題に直面したときも、必ず解決策を見つけてくれました。」
ロニーも同意し、初期段階での計画の重要性（特に自動化について）を強調しました。
「このプロジェクトには綿密な計画が必要になると分かっていたので、最初の段階で起こり得る課題をじっくりと検討することに多くの時間を費やしました」と彼は説明します。「その結果、プロジェクトの作成からデータ管理に至るまで、可能なものはすべて自動化されたシステムが実現しました。」
シュヴァルツとプラニスウェアのこれから
システムが稼働した現在、シュヴァルツはレポーティング機能の強化や追加機能の展開に注力しています。その目的は、プロジェクトマネージャーから経営幹部まで、さまざまなステークホルダーがより容易にデータへアクセスできるようにすることです。
また、インナ氏は、タイムカードの提出や承認といったプロセスを簡素化するために、Planiswareのモバイルアプリの活用に対する関心が高まっていると述べています。「次回のシステムアップグレード後に導入を予定しています」と彼女は語ります。
この取り組みを振り返りながら、インナ氏はプロジェクトマネージャーにとって2つの重要なアドバイスを挙げました。「まず第一に、自動化できるものはすべて自動化することです。自動化は手作業を減らし、正確性を高め、システムのセキュリティ向上にもつながります。」
次に、標準化と柔軟性のバランスを取ることの重要性を強調しました。「各部門にはそれぞれ異なるニーズがあるため、標準化されたプロセスを維持しつつ、部門固有の設定を許容する方法を見つける必要があります」とアドバイスしています。
シュヴァルツ・グループのPlanisware導入の歩みは、コラボレーション、自動化、段階的導入アプローチの力を示す好例です。「私たちは大きな一歩を踏み出しましたが、これはまだ始まりにすぎません」とインナ氏は締めくくります。「プラニスウェアとともに、サイロを打破し、未来の成功に向けた基盤を築いています。」
