プロジェクト・ポートフォリオ管理ツールを選ぶための5つのステップ

プロジェクト・ポートフォリオ管理（PPM）の強化をお考えですか？

プロジェクトやポートフォリオの可視性不足、戦略との整合性の欠如、必要なデータを迅速に収集できない、予算超過など、PPMに関するさまざまな課題を抱えているかもしれません。

これらの課題は、適切でない、あるいは統一されていないPPM手法や実践方法、ツールを利用していることが原因となっている可能性があります。このガイドをご覧いただいているということは、その課題を認識されているのではないでしょうか。

今こそ、その状況を変える機会です。本ガイドでは、PPMの課題を解決し、業務プロセスを改善するとともに、組織の目標達成を支援する最適なPPMツールを選定する重要性について解説します。

PPMとは

PPMツールについてご紹介する前に、まずはPPMとは何か、そして組織にどのような価値をもたらすのかを簡単に確認しておきましょう。

PPM（プロジェクト・ポートフォリオ管理）とは、プロジェクトマネジメントの手法に、リソース管理、リスク管理、収益性分析を組み合わせたマネジメント手法です。プロジェクトを適切に統制することで、組織の戦略目標や事業目標の達成を支援することを目的としています。

PPMの成熟度が高い組織では、以下を実現できます。

• 戦略と実行の整合性を高め、組織に真の価値をもたらすプロジェクトや製品
• ビジネスアジリティの強化・向上
• プロジェクトの優先順位付けやリソース配分を最適化し、ウォーターフォール、アジャイル、またはその組み合わせなど、手法を問わずプロジェクト実行をオーケストレーションすることによる生産性の向上
• 限られたリソースでより大きな成果を上げることによる無駄の削減
• データ収集の効率化とレポート作成の自動化を通じた、意思決定に役立つデータの提供
• プロジェクト（および製品）の可視性を向上、および、ステークホルダーとのコミュニケーションの円滑化

PPMに関わる主な役割

組織の規模やPPMの成熟度によって異なりますが、一般的には次のような役割がPPMに関わります。

• PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）および担当者役員
  プロジェクトおよびポートフォリオ全体の戦略の策定（例：プロジェクトをポートフォリオにまとめて管理）、プロセスの構築・維持、研修・指導、報告、およびフォローアップを担当
• 経営層（役員、部門責任者、CxO）
  報告を受け、重要な意思決定を行う主要なステークホルダー
• プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャー
  プロジェクトを管理し、PMOと連携しながら日々の運営を担う
• プロジェクトチーム
  現場でタスクを実行するメンバー

PPMツールが必要な理由

驚くべきことに、プロジェクト担当者の47％が、リアルタイムのKPIにアクセスできない状況にあります。また、その半数は、レポート作成のための手動によるデータ収集に毎月1日以上を費やしていると回答しています。

データが利用できない、あるいは正確でない状況は、プロジェクトの運営だけでなく、戦略的な意思決定にも大きな影響を及ぼします。その結果、企業の成長が妨げられたり、貴重なリソースを非効率に費やしたりする可能性があります。

データの透明性が確保されていなければ、プロジェクトの優先順位付けやリソース管理、予算配分、そして現在のキャパシティで戦略目標を達成できるかどうかを適切に判断できません。さらに、信頼できるデータへ容易にアクセスできない環境では、データコンプライアンスを確保したり、ステークホルダーに正確なインサイトを提供したりすることもできません。

こうした課題の解決に役立つのが、PPMツールです。

PPMツールは、組織内のプロジェクトの計画・管理、およびそれらに関連するデータの一元化を支援します。多様なプロジェクトを俯瞰して管理し、取り組みを分析するとともに、的確なプロジェクトマネジメント上の意思決定を支援します。

多くのPPMツールには、次のような機能が備わっています。

• プロジェクトロードマップやビジネスケース、他のプロジェクトとの依存関係など、プロジェクトに関するあらゆる情報の管理
• プロジェクトの優先順位付け・ランク付け
• 発生確率や影響度の評価を含むリスク管理
• リソース管理と予算最適化のためのワークフロー
• レポート用ダッシュボードとテンプレート
• プロジェクトマイルストーンに関するインサイトを含む、ポートフォリオのモニタリング
• ドキュメントや成果物の管理
• コラボレーション機能および連携

PPMソリューションを導入するメリット

PPMソリューションのメリットは、データの透明性向上やレポート作成の効率化にとどまりません。自社に適したソリューションを導入することで、次のような効果も期待できます。

• 複数のツールを1つのプラットフォームに統合し、把握されていないデータが組織内に生まれることを防ぐ
• プロジェクトやリソースの可視性を高め、プロジェクトの失敗率を低減する
• 予算管理を改善し、予算超過を抑制する
• データに基づいてプロジェクトの優先順位を決定する。自社の評価基準に基づいてプロジェクトをスコアリングし、意思決定を迅速化するとともに、ポートフォリオの最適化や、低付加価値プロジェクトの削減を実現する。
• 製品データを一元管理することで、レビューサイクルを迅速化し、市場投入までの期間を短縮する
• プロジェクトデータの収集やレポート作成にかかる管理業務の負担を軽減する
• 過去の全教訓を反映したカスタマイズ可能なテンプレートを活用し、プロジェクトマネジメントを効率化する

適切なPPMソリューションを選定・導入する方法

自社に最適なPPMツールを導入し、PPMの成熟度を高めたいとお考えではないでしょうか。本章では、組織に最適なPPMソリューションを選定するための5つのステップをご紹介します。

1. PPMツールを導入する目的を明確にする
2. ステークホルダーを特定し、賛同を得る
3. 自社の導入準備状況を評価する
4. 自社に適したPPMソリューションを選定する
5. 導入と定着に向けた計画を策定する

それでは始めましょう。まずはステップ1です。

ステップ1 : PPMツールを導入する目的を明確にする

最初のステップでは、自社の状況を振り返る必要があります。重要なビジネス上の意思決定を行う際には、なぜそれを行うのか、その理由を見極めることが重要です（「他社も使っているから新しいツールを導入したい」というのは、適切な理由とはいえません）。

PPMツールを選定する前に、以下の点について検討する必要があります。

• なぜPPMツールを導入するのか。また、なぜ今なのか
  まず、導入の目的を明確にする必要があります。プロジェクトチーム間の連携を強化し、期限に関するコミュニケーションを改善することが目的でしょうか。それとも、より正確なデータ分析やインサイトの獲得を目指していますか。
• PPMツールをどのような業務に使用する予定か。どのような課題を解決したいのか
  PPMツールを使用することで、プロジェクト管理の効率を高められるでしょうか。その場合、効果が現れるまでにどの程度の期間が必要でしょうか。
• すでにPPMツールを使用しているか。どの程度うまく活用できているか。何を変え、何を残したいか
  関係するすべてのステークホルダーから意見を聞くことが重要です。自分たちでは気付かなかった課題が明らかになる可能性もあります。たとえば、新しいPPMツールを必要としているのは特定のチームだけなのか、それとも全部門が利用することでメリットを得られるのかを検討します。
• 期待されるメリットとリスクは何か
  メリットを理解することで、ステークホルダーに導入の価値を効果的に訴求できます（詳細はステップ2を参照）。また、リスクを把握しておけば、導入計画をより適切に策定し、その後発生する可能性のあるボトルネックを軽減または解消できます。
• PPMツールをどのように導入する予定か
  導入にかかる期間に加え、どの業務から優先して適用するかを検討します。多くの企業では、導入を進める中で、既存のプロセスが十分に整備されていない、あるいは調整が必要であることが判明し、その対応によって期間が長くなることがあります。そのため、自社の業界に適したベストプラクティスを提示し導入を支援できる、経験豊富なPPMベンダーを選ぶことが重要です。これにより、PPMツールをより効果的に活用できます。

達成可能かつ測定可能な目標を設定する

PPMツールは、一度にすべてを導入できるものではありません。段階的にスプリント単位で導入を進める必要があります。

そこでこの段階では、PPMソリューション導入の最初のスプリントで達成可能な目標を設定します。

最初のスプリント終了時までに達成したいことと、次のスプリントに持ち越す必要があるタスクを書き出します。これにより、先を見据えて計画を立てるとともに、何をもって成功とするのかを明確にできます。

測定可能な目標の例：

• すべてのプロジェクトをPPMプラットフォーム上で特定する
• 予算が10万米ドルを超えるすべてのプロジェクトを検証済みにする

ステップ2：ステークホルダーを特定し、賛同を得る

新しいツールの選定を、周囲を巻き込まずに独断で進めることはおすすめできません。他の変革プロジェクトと同様に、新しいPPMソリューションを選定するには、影響力のある関係者、特に経営層の支持が必要です。複数の組織や部門をプロセスに巻き込む必要がある場合は、なおさらです。

立場や利用方法を問わず、PPMツールを利用する人はすべてステークホルダーです。たとえば、次のような人が該当します。

• PMO責任者
• プロジェクトディレクター
• 部門責任者／事業部門（BU）マネージャー
• CxOなどの経営幹部
• 財務担当者
• プロジェクトチーム

もちろん、ステークホルダーによって、それぞれ異なる視点や目的があります。経営幹部は、コスト面でのメリットや、市場投入までの期間短縮などを重視するでしょう。一方、プロジェクトチームは、より実務面を重視します。透明性が高く、直感的に操作でき、普段使用している他のツールとの連携性に優れたツールを求めるでしょう。

こうした期待に応えることは、ステークホルダーの賛同を得るうえで不可欠です。そして、その賛同を得ることが、PPMツール導入プロジェクトを成功させる重要な要素となります。

ステークホルダーの賛同を得るには

PPMツールの導入は、組織に確実に変化をもたらすプロジェクトです。ステークホルダーの中には、こうした変化に不安を感じたり、日々の業務に影響を受けたりする人もいるでしょう。

そのため、ビジネスケースを作成するとともに、ツールの選定プロセスにステークホルダーを巻き込み、導入を支持・推進する立場になってもらうことが重要です。

まず、ステークホルダーを特定し、それぞれが持つ固有のニーズを把握しましょう。たとえば、IT部門はデータの安全性確保を重視する一方、プロジェクトマネージャーは、プラットフォームの活用定着やトレーニングをより重視するでしょう。

優先すべき要件を明確にしたら、次の4つのステップでステークホルダーの支持を得ます。

1. 共通のビジョンを定め、どのようなPPMツールを求めるのかについて合意する。
2. 期待される財務上のメリットやROI、コストや無駄の削減効果を示す。期待される効果の算出についてサポートが必要な場合は、Planiswareチームまでお問い合わせください。
3. 期待される定性的なメリットと、プロジェクトやリソース、および関連する要素を最適化することで実現できる効果を示す。
4. 明確かつ客観的で、透明性の高い選定プロセスを確立する。

ステップ3：自社の準備状況を評価する

ゴールは少しずつ近づいていますが、まだ先を急ぐ段階ではありません。PPMソリューションを選定する前に、まず現在のプロジェクトマネジメントの成熟度を振り返る必要があります。

このステップは、主に社内で取り組むものです。そして、決して省略することはできません。

多くの組織では、ツールの導入によってプロジェクトマネジメントのプロセスを標準化・簡素化したり、さらには新たに確立したりすることを期待しています。しかし、新しいソフトウェアを導入するだけでは、成熟度に関する課題を解決することはできません。あらかじめプロセスが設定されたソフトウェアを導入する場合でも、自社の組織や業務に合わせて調整する必要があります。

複数の部門を考慮する必要がある場合、この問題はさらに複雑になります。プロジェクトマネジメントの成熟度は部門ごとに異なる場合があります。たとえば、ウォーターフォール手法への対応に苦労している部門もあれば、問題なく活用できている部門もあるでしょう。こうした違いを考慮し、現実的にどの程度の進展が見込めるのかを把握する必要があります。目標は、段階的に成熟度を高めながら、他の部門の進捗を妨げることなく、各部門にPPMツールを導入・定着させることです。

自社の成熟度を整理・把握する方法について詳しく知りたい方は、ウェビナー「プロジェクト・ポートフォリオ管理の成熟度をさらに高めるための次のステップ」をご覧ください。

PM成熟度を評価するための基準

Planiswareでは、以下の5つの基準を用いてPPMの成熟度を評価します。

• 堅牢で明確なガバナンス
  何に取り組むのか、そしてそれをどのように進めるのかを明確にします。厳格なガバナンスを確立することで、タスクの優先順位付けやパフォーマンスの測定をより適切に行い、ステークホルダーによる重要な意思決定を支援できます。
• 信頼性の高いプロセス
  効率的かつ高品質な成果物のデリバリーにつながる、実行、モニタリング、管理のプロセスを確立します。ただし、すべてを標準化できるわけではありません。実行プロセスを整備するだけでなく、コラボレーションやコミュニケーション、継続的改善の余地を残すことも必要です。これにより、プロセスの柔軟性を維持できます。
• プロジェクトマネジメントとプロジェクト・ポートフォリオ管理手法の統合
  チームで取り入れている手法は、ウォーターフォール、アジャイル、あるいはその両方の組み合わせたでしょうか。また、それぞれの手法の基本原則をチームがどの程度理解し、使いこなせているでしょうか。
• 高品質なデータ
  データ品質を判断する主な指標には、一貫性、明確性、完全性、情報が最新であることなどがあります。データの品質は、PPMのプロセスや手法、データ収集プロセスに直接左右されます。また、データ全体の品質は、最も品質の低いデータによって左右されます。品質が低いほど、データに対する信頼性も低下します。
• コラボレーションと業務慣行の統一
  業務がサイロ化していると、PPMの取り組みの成功に影響を及ぼします。理想的には、部門やチームを横断して、組織全体で共通のプロセスや手法を導入する必要があります。

膨大な質問項目への回答に時間をかけずに、現在のPPMプロセスの成熟度を手軽に把握したいという方も多いでしょう。そこでPlaniswareでは、15分以内で現在の成熟度を評価できる「PPM成熟度アセスメント」をご用意しています。こちらから診断できます。

ステップ4 : 最適なPPMソリューションを選定する

ここからが難しいところです。いよいよ、PPMソリューションを選定します。

ここでは、どのPPMソリューションを選ぶべきかを一方的にお伝えするのではなく、選定の判断材料となる問いに答えられるよう支援することを目的としています。

そのため、選定時に検討すべきポイントや確認すべき質問を盛り込んだ、ステップごとのプロセスをご紹介します。

1. PPMツールのエコシステムを理解する

プロジェクトマネジメントを支援するテクノロジーには、基本的なオフィスツールから包括的なエンタープライズ向けソフトウェアまで、さまざまな種類の製品やベンダーが存在します。このエコシステムの中から適切なツールを選ぶには、まずその全体像を理解する必要があります。

まずは、アプリケーションがどのようなカテゴリーに分類されるのかを理解しましょう。

• オフィスツール
  ドキュメント管理や実行状況の手動レポーティングなど、オフィス業務を支援する基本的なアプリケーションです。
• コラボレーティブ・ワーク・マネジメント（CWM）
  CWMツールは使いやすく、プロジェクトの計画、チームとのコミュニケーション、時間やデータの追跡などを支援します。実行に特化したアジャイル指向のツールであり、戦略的な視点を支援する機能は備えていません。
• プロジェクト管理（PM）
  PMツールは、プロジェクトマネージャーが個々のプロジェクトについて、計画から進捗管理までを行えるよう支援します。実行に重点を置いたツールで、戦略を支援する仕組みは限定的です。
• プロジェクト・ポートフォリオ管理（PPM）
  PPMツールでは、プロジェクトの実行と戦略のバランスを取りながら、組織全体のすべてのプロジェクト、ポートフォリオ、およびプロジェクト関連データを包括的に管理できます。また、連携を強化するため、コラボレーションソフトウェアの一部の機能も備えています。
• エンタープライズ・プロジェクト・ポートフォリオ管理（Enterprise PPM）
  PPMツールと似ていますが、より大規模かつ高機能です。より広範な領域をカバーし、高度な機能を備え、戦略面をより重視しています。

以下の表に、プロジェクト管理ツールを選定する際の判断基準を示します。組織の規模、ビジネスモデル、想定ユースケースを踏まえて、適切なツールを選定してください。

比較しやすいように、戦略的な視点、使いやすさ、コストなど、組織内のステークホルダーに共通する目標に基づいて、各カテゴリーを評価しています。

2. 要件を洗い出し、優先順位を付ける

次に、自社が求める具体的な要件をさらに掘り下げていきます。ここでも、プロジェクトチームと戦略を担うチーム双方のニーズを考慮する必要があります。大きく分けると、次のような要件が考えられます。

• アイデアマネジメント
• スケジュールおよび作業工数管理
• コラボレーションとユーザーエクスペリエンス
• コスト管理
• レポーティングとシミュレーション
• ポートフォリオ管理
• リソース管理
• リスク管理
• 時間管理

もちろん、こうした大まかな要件から、さらに詳細な要件を洗い出していく必要があります。それらを整理して検討する際には、Planiswareが提供するPPMツールの詳細な要件リストをご活用ください。

既存のIT環境も忘れずに確認しましょう。ソリューションを現在の環境にどのように組み込めるかを検討します。

• 現在使用している他のソリューションと連携できるか
• セキュリティ基準は自社の要件を満たしているか
• 業界で信頼性の高い認証を取得しているか
• データセンターの所在地はどこか。自社のデータ管理ポリシーに適合しているか
• データセキュリティに関する取り組みを透明性をもって開示しているか

3. 必要なスキルとリソースを特定する

要件の優先順位を決めたら、次に自社の準備状況を確認します。これにより、ソリューションの導入だけでなく、ベンダーとの連携もスムーズに開始できます。

• 新しいPPMツールを導入するには、どのようなITおよびプロジェクトマネジメントのスキルが必要か
• ツールの管理責任を担うのは誰か
• ツールの導入、トレーニングの展開、プラットフォームの維持・管理に必要なリソースは確保できているか
• 現在使用しているツールを廃止する必要があるか
• ツールの設定やメンテナンスは容易か。現在のITエコシステムと効果的に連携できるか
• ツールの費用はいくらか。一括で支払うのか、サブスクリプションモデルを利用するのか

4. ベンダーとの関係性を検討する

続いて、ベンダーとの今後の関係性も検討します。

• ベンダーは市場に参入したばかりの企業か。それとも、自社の業界で豊富な実績と信頼できる導入事例があるか
• 自社のビジネス特有のニーズを理解しているか。自社の業界に関連する導入事例があるか
• ソリューションのどの機能をいつ導入するかを自社で決められるか。また、段階的またはモジュール単位で導入できるか
• ユーザーへのツールの定着をどのように進めるか、ベンダーが提供するオンライントレーニングプログラムや教材を利用できるか。エンドユーザー向けのサポートは充実しているか
• ツールの導入後もベンダーから継続的なサポートを受けられるか。担当窓口は誰で、信頼できる対応が期待できるか
• ベンダーは顧客からのフィードバックを取り入れているか。顧客中心の姿勢を重視しているか。顧客の意見を製品の改善に反映する仕組みがあるか
• ツールの費用はいくらか。一括で支払うのか、サブスクリプションモデルを利用するのか

5. アナリストや顧客によるベンダーの評価を確認する

• ガートナー社、フォレスター社、IDC社など、市場を代表するアナリストはそのベンダーをどのように評価しているか
• ベンダーの拠点はどこか。グローバルに事業を展開しているか。また、自社の地域にも拠点があるか
• 顧客は満足しているか。顧客維持率はどの程度で、通常どのくらい長く取引関係が続いているか
• 企業の財務状況は健全で、収益性は確保されているか。製品開発に投資しているか。それとも、コミュニケーションやマーケティングなど、その他の領域への投資が中心か
• 従業員からはどのように評価されているか？GlassdoorやGreat Place to Workなどのサイトで取り上げられているか
• ベンダーの従業員離職率はどの程度か。現在のチームは在籍期間はどのくらいで、どの程度の経験を有しているか

選定にあたってさらに判断材料が必要な場合は、ガートナー社の最新の「Adaptive Project Management and Reporting Tools」Magic Quadrantをダウンロードし、PPMツールの現在の位置付けを確認してください。

ステップ5 : KPIを設定し、導入計画を策定する

自社の成熟度を評価し、ツールを選定して、要件も明確になりましたが、まだ先を急いではいけません。まずは、KPIを設定する必要があります。適切なKPIの設定が難しい場合は、ベンダーからサポートを受けることもできます。

KPI例

• プロジェクトマネージャー、チームメンバー、PMOがレポーティングに費やす時間は短縮されたか
• プロジェクトの平均所要期間は、導入前と導入後でどのように変化したか
• 市場投入までの平均期間は、導入前と導入後でどのように変化したか

自信を持って導入を進める

まずは小さく始めましょう。短期間で導入でき、すぐに効果が得られるタスクや機能を選びます。たとえば、研究開発への工数の割り当てなど、リスクの低い社内プロジェクトからPPMツールを活用する方法があります。これにより、早期に成果を示し、ステークホルダーからの賛同を維持することができます。

プロジェクトマネジメントの標準を展開し、ツールの活用範囲を拡大していく際には、ユーザーの状況を定期的に確認することも重要です。プロジェクトチームはどのような課題を抱えているでしょうか。プロジェクトマネージャーにとって、うまく機能している点は何でしょうか。ステークホルダーは、これまでの進捗に満足しているでしょうか。

最後に、PPMの成熟度を継続的に確認することも忘れてはいけません。ステップ1で定義した要件と目標、そしてステップ3で特定した成熟度のギャップを振り返りましょう。目標に向けて順調に進んでいるでしょうか。PMの成熟度におけるギャップは解消されつつあるでしょうか。成熟度向上に向けて優先すべき領域に変化はないでしょうか。

変更管理の課題に対処する

新しいPPMツールの導入についてステークホルダーの賛同を得るために大きく前進してきましたが、すべてが順調に進むとは限りません。変革プロジェクトは大きなストレスをもたらすこともあれば、当初は大いに盛り上がっていても、その勢いが失われてしまうこともあります。こうした問題に適切に対処しなければ、PPM導入も、失敗に終わる50％の変革イニシアチブの1つとなりかねません。

そのため、ツールの導入と並行してチェンジマネジメント計画を実施することが重要です。以下の取り組みを推奨します。

• PPMツールの推進役とエキスパートを選定する。できるだけ早い段階からステークホルダーを巻き込みます。目指す方向性に賛同する中核メンバーを選び、導入プロセスに参加してもらいます。こうしたメンバーが推進役となり、組織内の他のメンバーにも導入の意義を伝え、理解を広げていきます。
• ユーザーのフィードバックに耳を傾け、記録し、フォローアップする。導入を進めながら積極的に意見を聞き、問題やバグ、活用のヒントなどを共有できる場を設けます。
• トレーニング資料や動画を作成する。ベンダーからすでにこうしたコンテンツが提供されていれば、準備の負担を軽減できます。提供されていない場合は、対象者に合わせたトレーニングの基本資料を用意します。
• 小さく始める。まずは意欲的な推進メンバーに、手軽に使い始められ、メリットを実感しやすい機能を試してもらい、成熟度の向上に合わせて利用範囲を拡大します。たとえば、プロジェクトのレポーティングやマイルストーンの作成などです。実際に利用可能な最低限の機能を備えた製品（MVP : Minimum Viable Product）が整ってから、エンドユーザーに参加してもらいます。

プロジェクトマネジメントのエキスパートであれば、綿密な計画立案には慣れていることでしょう。PPMツールの導入も例外ではありません。十分な事前調査を行い、適切な関係者に適切な質問を投げかけ、常にステークホルダーのニーズを念頭に置いて進めることで、自社に最適なツールを見つけることができます。

Planiswareについて

Planiswareは、PPMソフトウェアソリューションをグローバルに提供しています。Planiswareのソリューションは、プロダクト製品開発、エンジニアリング、ITのビジネスプロセスの支援に特化して設計されています。

Planiswareは20年以上にわたり、お客様が戦略とイノベーションの両面で卓越性を追求し、適切なビジネス上の意思決定を行い、ポートフォリオ価値を向上できるよう支援してきました。現在、世界500社以上の企業が、プロジェクト、リソース、ポートフォリオの管理にPlanisware製品を活用しています。

PlaniswareのPPMソリューションについて詳しくは、お問い合わせください。

よくある質問

Q : PPMソフトウェアの選定や評価について詳しく知りたい場合、どのようなリソースを参照できますか？

A : PMソフトウェアの選定を進める際に役立つ、さまざまなリソースをご用意しています。

• 戦略的ポートフォリオマネジメントソフトウェアのニーズ評価
  ニーズを詳細に評価するための体系的なフレームワーク
• PPMツールがプロセスを変革し、より良い意思決定を支援する6つの方法 
  PPMソリューションによってプロセスを可視化し、データに基づく意思決定を実現する方法を解説
• PPMプロセスの設計・導入方法
  PPMプロセスを効果的に統合するためのステップ別ガイド
• プロジェクト・ポートフォリオ管理（PPM）
  PPMとその主要な概念を包括的に解説する用語集

Q: PPMツールを選定する際に評価すべき最も重要な基準は何ですか？

A : PPMソフトウェアを評価する際には、現在および将来のニーズの両方を満たすソリューションであるかを確認するため、複数の観点から機能や特性を評価する必要があります。

バイヤーズガイドのベストプラクティス

自社固有の課題に応じて評価基準に優先順位を付ける、重み付きスコアリングモデルを作成しましょう。たとえば、リソースの競合が課題となっている組織では、戦略との整合性を主な目的とする組織よりも、キャパシティプランニングやワークロード分析の重みを高く設定します。

詳細はこちら : PMツールを製品開発プロセスに統合するメリット

Q : PPMソフトウェアで解決できる、プロジェクト・ポートフォリオ管理の一般的な課題にはどのようなものがありますか？

A : 多くの組織では、プロジェクトの成功や戦略の実行を妨げる継続的な課題を解決するために、PPMソフトウェアを導入しています。

PPMの主な課題とソフトウェアによる解決方法

ROIへの効果

エンタープライズPPMソリューションを導入した組織では、次のような効果が報告されています。

• 手作業によるレポート作成にかかる時間を30～50％削減
• リソース活用率を20～30％向上
• 早期警告システムにより、予算超過を大幅に削減
• ポートフォリオをリアルタイムで可視化することで、意思決定を迅速化

関連情報 : プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント（PPM）導入の6つの主要メリット 

Q : PPM、SPM、EPPMソフトウェアにはどのような違いがあり、自社にはどれが必要ですか？

選定の判断基準

PPMが適している場合

• 部門や事業部門レベルで、プロジェクトの実行、リソース配分、レポーティングを改善したい
• 主な課題が、スケジュールの遅延、リソースの競合、手作業によるステータスレポートの作成である
• 50～500件のプロジェクトを50～500人のユーザーで管理している

EPPMが適している場合

• 複数の部門、地域、事業部門にまたがるポートフォリオを可視化する必要がある
• PMOが、投資構成の最適化や、競合する優先事項のバランス調整を担っている
• 500～5,000件以上のプロジェクトを、数百～数千人のユーザーで管理している

SPMが適している場合

• 戦略目標とポートフォリオへの投資を結び付け、成果のデリバリーを測定する必要がある
• 定期的な戦略計画サイクルを実施し、状況に応じて優先順位を動的に見直している
• 製品、ケイパビリティ、アプリケーションが関わる複雑な変革を統制する必要がある

Planiswareのような最新のプラットフォームでは、中堅企業向けPPM（Orchestra）からエンタープライズ向けEPPM／SPM（Enterprise）まで、幅広い領域をカバーするソリューションを提供しています。これにより、組織は現在の成熟度に適したところから導入を開始し、成熟度の向上に合わせて拡張できます。

詳細はこちら : 戦略的ポートフォリオマネジメント（SPM）とは？

Q : PPMソフトウェアの導入には通常どのくらいの期間がかかり、定着を成功させる要因は何ですか？

A : 導入にかかる期間は、組織の規模、複雑さ、導入準備状況によって大きく異なります。成功の鍵となる要因を理解することで、現実的な導入計画を策定できます。

一般的な導入期間 : 

成功のための重要な要因

1. 経営層による推進・支援

• 調査によると、経営層から効果的な支援を受けているプロジェクトの79％が目標を達成しています。
• 障壁を取り除き、導入・定着を推進できるCxOレベルの推進役を確保します。

2. 明確な目標とKPI

• 導入前に、測定可能な成功基準を定義します（例：「レポーティングに費やす時間を40％削減する」）。
• 導入後のROIを明確に示せるよう、比較の基準となる指標を設定します。

3. 段階的な導入戦略

• ツールの活用を積極的に推進してくれる可能性の高いチームや部門で、パイロット導入を開始します。
• 全社展開の前に、社内で成功事例を積み上げます。
• チームに過度な負担をかける「ビッグバン」型の一斉導入は避けます。

4. チェンジマネジメントとトレーニング

• 経営層、PMO、プロジェクトマネージャー、プロジェクトメンバーなど、役割に応じたトレーニングを計画します。
• クイックスタートガイド、動画チュートリアル、オンデマンドのヘルプリソースを用意します。
• ステークホルダーを巻き込み、継続的にフィードバックを収集・反映することで、導入への抵抗に対処します。

5. データ移行計画

• 既存システムから移行する前に、データを整理・標準化します。
• 移行期間中は、新旧システムを並行稼働させることも検討します。
• PlaniswareのMS Project Connectorなどのツールを活用し、Microsoft Projectのデータをスムーズにインポートします。

6.連携の設計

• ERP、CRM、ITSMなど、業務上重要なシステムとの連携を優先します。
• 本番稼働前に、システム間のデータフローをエンドツーエンドでテストします。
• リアルタイムまたはほぼリアルタイムでデータが同期されるようにします。

定着を成功させるためのベストプラクティス

• 各チームに「PPM推進役」を任命し、メンバー同士でサポートできる体制を整える
• 早期に得られた成果を評価し、成功を示す指標を組織内で広く共有する
• ユーザーから継続的にフィードバックを収集し、プロセスを繰り返し改善する

詳細はこちら : 導入事例：いかにMSA SafetyがプラニスウェアのPPMベストプラクティスを導入したか 

Q : PPMソフトウェアを選定する際に、業界固有の考慮事項はありますか？

A : はい。PPMの中核となる機能は業界を問わず共通していますが、業界によっては固有の要件があり、ベンダーにはそれに対応する専門的な機能や業界知識が求められます。

業界別のPPM要件

業界知識が重要な理由

1. 事前構築済みのテンプレートとベストプラクティス : 業界標準のワークフローを活用し、導入を迅速化
2. コンプライアンスとレポーティング : カスタム開発を行うことなく、規制要件に対応
3. システム連携のエコシステム : CTMS、PLM、EAMなど、業界固有のシステムと連携
4. ベンチマークデータ : 同業他社とパフォーマンスを比較
5. アドバイザリーとチェンジマネジメント : 類似する導入プロジェクトで培ったベンダーの経験を活用

Planiswareが注力する業界

世界最大規模の研究開発ポートフォリオ100件のうち、3分の1以上がPlaniswareで管理されています。Planiswareのプラットフォームは、ライフサイエンス、自動車、消費財、航空宇宙、エネルギーなどの業界のFortune 500企業で活用されており、各業界に特化したソリューションと専門知識を提供しています。

業界別ソリューションの詳細 : 
ライフサイエンス業界におけるPlanisware Enterprise
CPG Project Management Software

Q : 自社に適したPPMソフトウェアの評価を始めるには、どうすればよいですか？

A : 最適なPPMプラットフォームを選定するには、体系的かつ段階的に評価を進める必要があります。以下に、評価を進めるための実践的なロードマップをご紹介します。

ステップ1：ニーズ評価を実施する（2～4週間）

• 現在のプロジェクトマネジメントプロセスを整理し、課題を特定する
• PMO、プロジェクトマネージャー、経営層、リソースマネージャーなど、各ステークホルダーにヒアリングを行う
• 可視性の不足、リソースの競合、予算超過、戦略との不整合など、具体的な課題を明確にする
• 測定可能な成功基準を定義する（例：「レポーティングにかかる時間を40％削減する」「リソース活用率を25％向上させる」）

ステップ2：要件を定義する（1～2週間）

主要なカテゴリーごとに、優先順位を付けた要件リストを作成します。

• 必須の機能・要件（満たしていなければ選定対象外）
• できれば備えておきたい機能・要件（重要だが、必須ではない）
• あると望ましい機能・要件（必須ではないが、他のソリューションとの差別化要因となる）

機能要件（機能）だけでなく、パフォーマンス、セキュリティ、スケーラビリティなどの非機能要件も含めます。

ステップ3：ベンダーを調査し、候補を絞り込む（2～3週間）

• ガートナー社、フォレスター社、IDC社などの独立系アナリストによるレポートを確認する
• ベンダー比較資料やメタ分析を参照する
• 市場との適合性、顧客レビュー、必要な機能との適合度に基づいて、候補を3～5社に絞り込む
• ベンダーにRFI（情報提供依頼）への回答を依頼し、必要な機能を備えているかを確認する
   

ステップ4：デモとパイロット導入を依頼する（4～8週間）

• 自社固有のユースケースに焦点を当てたデモを依頼する
• 明確にした自社の課題に対して、どのように解決できるかをベンダーにデモで示してもらう
• 実際のデータを使用したパイロット導入やPoC（概念実証）を依頼する
• エンドユーザーにもデモに参加してもらい、使いやすさや定着の見込みを評価する

ステップ5：総保有コスト（TCO）を評価する（1～2週間）

ライセンス費用だけでなく、以下のコストも考慮します。

• 導入・設定サービス
• トレーニングおよび変更管理のサポート
• システム連携の開発・保守
• 継続的なサポートおよびサブスクリプション費用
• 社内で必要となるリソース（IT、PMO、トレーニング）
   

ステップ6：顧客事例を確認し、デューデリジェンスを実施する（2～3週間）

• 同じ業界や同程度の規模の企業における導入実績や顧客事例の提示を依頼する
• 導入時の経験、サポートの対応力、達成したROIについて確認する
• アナリストによる評価や、Gartner Peer Insightsなどのユーザーレビュー評価を確認する
• ベンダーの財務の安定性と製品ロードマップを評価する

• 調査・評価結果と推奨案をエグゼクティブスポンサーに提示する
• 契約条件とサービスレベル契約（SLA）について交渉する
• 段階的な展開を含む詳細な導入計画を策定する
• プロジェクトチームとエグゼクティブスポンサーを任命する

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