導入事例：ミシガン州運輸省（DOT）PPMシステム導入に成功した秘訣

XRiver Technologies社の運輸省（DOT）担当シニアプロジェクトマネージャであるDiane East氏は、全米の州運輸省でPPMシステムやその他のソリューションの実装を統括しています。

senior DOT project manager for XRiver Technologies, leads implementations of PPM systems and other solutions at state Departments of Transportation nationwide.

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• ビデオ：ミシガン州運輸局での実装後のチェンジマネジメントの成功例

​トランスクリプト

（一部編集あり）

私の名前はディアン・イーストです。Xriver Technologies社で運輸省担当プロジェクトマネージャーとして勤務しています。

あなたの会社について教えてください (0:12 to 0:38)

Xriver社は1984年に創業した小さなシステム会社で、これまで様々なタイプのプロジェクトマネジメントシステムを構築してきました。 既成の枠を超えたシステム構築も担当しますし、既成のシステムにも対応します。 私たちは1999年にプラニスウェア社が米国に進出したときからプラニスウェア社のパートナー会社です。現在わが社では基本的に別の運輸省プロジェクトに取り組んでいるところなのですが、一方で、プラニスウェア導入に関しては薬学分野にも進出しており、更に他にも様々な分野の企業にプラニスウェアの導入をしています。これが私たちが行なっている仕事です。

あなたの運輸省での経験について教えてください (0:40 to 01:08)

過去22年間、異なる10件の運輸省関連プロジェクトを担当し、プロジェクトマネジメントシステムの計画、導入、導入後サポートに関する、いずれかの仕事をしてきました。

ミシガン州の運輸省の実装では、私はプロジェクトマネージャーをしていました。まさに最初のキックオフからプロジェクトに従事していました。当プロジェクトの中では、広範囲な要件定義を行い、システムテスト、ユーザーテストおよびトレーニングを行いました。現在は実装後のサポートを行っています。

運輸省での実装において、特徴的な主な課題は何でしたか？ (01:10 to 02:12)

運輸省と民間企業のR&Dの主な違いの1つは、プロジェクトの複雑な資本調達プロセスにあります。運輸省では、特定の期間内に消化しなければならない予算が決まっており、期限内に予算消化できなければ予算を失います。したがって、運輸省で管理しなければならないのは、常に変化し続けるプロジェクトを統括するのプログラムなのです。

また、最近、運輸省では、これまでよりはるかに厳しく予算を精査することを求められています。彼らは老朽化した道路の改修作業をしていますが、老朽化が進んだ道路が至るところにあります。運輸省では、限られた少ない予算で、より多くのことを達成しなければならないのです。そして、それを絶えず変化し続けるポートフォリオと、厳密なスケジュールに加え、確実に期日内にプロジェクトを完成させることにも留意する必要があります。それは非常に重要なことですが、実現には費用もかかります。

しかも、運輸省にはもう1つ注意を要することがあります。運輸省は非常に旧態依然とした体質なので、州政府管轄地域での実装において、チェンジマネジメントが不可欠なのです。ユーザーは変更に抵抗を示す傾向があり、プロジェクトの進行を滞らせることになるので、そのような要素を考慮するのが非常に重要です。

運輸省のプロジェクトの特徴は何ですか？ (02:16 to 03:08)

運輸省プロジェクトの特徴は、プロジェクト自体が非常に長いということです。期間としては、数ヶ月または1年のものから、最大20年かかるものまであります。運輸省プロジェクトは、ニーズの特定から始まります。たとえば、道路のある場所で事故の発生率が異常に高いとします。そのためにできることは何でしょうか。事故の発生件数を減らすために、どのようなオプションや代替案を取ればよいでしょうか。そして、変更案がうまく機能できたとして、誰がその代金を支払うのでしょうか。連邦、州、地方政府のどこが予算を出すのでしょうか。

すべてが決まってプログラムされたら、作業を行う場所を考慮に入れながら、実際のタスクの計画などの作業を開始します。例えば、街頭の塗装を塗り直して電灯を変えるのか、もしくは路盤自体を再構築する必要があるか、といった具体的なタスクを作業者に分かるようにするのです。様々なケースがありますが、デザインが完成し工事が完了するまでには何年もかかります。

これらの課題は運輸省のPPMの実装にどのように影響しますか (03:10 to 03:46)

運輸省のプロジェクトでの影響要因のいくつかは、彼らは過度に構造化され、過剰にオートメーション化される傾向にあるということです。そのため、これらの構造やシステムを適切な場所に維持したい場合、コンフィグレーションが困難になる可能性があります。さらに、変化への抵抗も実装を非常に困難なものにします。

つまり、変化への抵抗とともに、柔軟性が制限されてしまい、州政府および運輸省組織では、情報をデータサイロに閉じ込めてしまう傾向があるということです。しかも、それらのデータサイロは統合されていません。したがって、ユーザーは自分の仕事を成し遂げるために、個々で工夫をしようとします。その結果、運輸省には多くの自社製システムがあり、アプリケーションを導入する際にはそれらの個々の自社製システムを置き換えるのか、置き換えないのかも含め、検討していかねばなりません。

プラニスウェアがミシガン州 運輸省のニーズに対して最適なソリューションだったのはなぜですか？ (03:48 to 04:45)

ミシガン州は完全にカスタマイズされたシステムを持っていました。そして私が知りうる限り、少なくとも今までは、誇張でなく運輸省の殆どの部門で、完全にカスタマイズされたシステムを使っていました。しかし、業界のトレンドとしては、実際には、簡単にコンフィグレーションできる商用プロダクトに移行してきています。ですから、そのような流れからしても、運輸省でも商用プロダクトを使いたかったのだと思います。彼らは、プラニスウェアで利用可能な基本的なプロジェクトマネジメント機能に加えて、もっとたくさんのものを望んでいました。さらには、彼らは、彼らと共に成長できるツールを望んでいました。

当初、既存のシステムとして使っていたものの1つにネットワークジェネレーターがありました。そのシステムは文字通り、彼らがプロジェクトの基本情報やその特徴を入力することができ、ネットワークジェネレーターを使うことで、必要に応じて、部門外にもスケジュールを共有することができました。そのため、彼らがプラニスウェアを検討した際、プラニスウェアの標準機能を使って、今まで行ってきたことを簡単に遂行でき、これまで何度も繰り返し行ってきた、多大なるコンフィグレーションの時間を節約できると分かったのです。

XRiverはミシガン州の運輸省における実装では、どのようなアプローチを取りましたか？(04:50 to 06:48)

ミシガン州運輸省における実装では、基本的にプロジェクト全体に予算が当てられましたが、2つの異なるタスクに分割しました。私たちは要件を特定するフェーズを設け、その要件フェーズを通して、彼らのマトリックスを調べ、それに対してすぐに使える機能が何で、コンフィグレーションが必要になるものは何かを特定しました。そして、要件定義の終わりに、我々は開発のための作業指示書を作りました。このように、2つのフェーズに分割して進めたのです。そのため、プロジェクトに対して一度に全ての予算が計上されたのですが、実際には要件定義を完了するまでは、スコープが何も決まっていませんでした。何を設定するのか、設定しないのかを決める前に、何も見えていない状態でRFP(見積もり依頼書)からすぐに開発フェーズに進んで行くのではなく、大切なのは、まずは一緒に十分に時間をかけて要件定義をすることだと思います。

十分な時間をかけて設定すること、しないことを決めるのは、極めて重要なことでした。実際には固定価格のタスクで入札していたため、ミシガン州のプロジェクトでは少額の余剰資金が残されていましたが、固定価格で入札する場合は、予め余裕を持たせておく必要があります。クライアントが何を求めてくるか事前にはわかりません。そのため、彼らが何を求めようとしているのかを理解した上で、実装することができると、その結果として残った予算を、機能強化および追加のサポートに使うことができます。これは、とても有効な使い方です。

プロジェクトでは、合計5つのスプリントがあり、各スプリントの後に、基本的に実装した機能がビジネスケースを満たすかどうかを確認するチェックをしました。具体的には、ケースに合わないものがあったら、それは見逃されてしまった要件なのか、新しい要件なのか、スコープ外のアイデアかなどをチェックするのです。ここでもまた、グレッグはそれらの調整を助けてくれました。しかし、基本的に5つのスプリントをすべて経て、システムテストを行い、非常にロバストなシステムテストへと順調に進むことができました。

2週間にわたるユーザーテストを行い、その後トレーニングと実装を進めました。次の数ヶ月間、我々はミシガン側の遅れに対処しました。彼らは他のシステムとのインターフェースを望んでいましたが、そのシステムは3か月後のロールアウトまで待たなければならない状況でした。そのため、3か月かけてトレーニング資料と変更管理を行いました。結果的には、そのことが実装全体に非常に良い影響を与えることになりました。

プラニスウェアはミシガン州の運輸省に、どのように役立っていますか？(06:52 to 08:01)

システムによる透明性のおかげで、ユーザーは以前よりはるかに頻繁に更新を行っています。また、プラニスウェア導入により、プロジェクトの承認が自動化されました。さらに、プラニスウェア導入前は自動化されていなかったプログラムのコントロールを行う別のソースがあるのですが、導入後にはそれ自体も変わりました。

これだけははっきりと言うことができます。PMOは一斉に多くの情報がアップデートされるという猛攻撃がなくなりとても平穏になりました。ひと月のうち、ある特定の週にしかデータを確認できないということはなく、基本的に、月のどの週であっても、必要な時に必要なデータを見ることができます。このことはPMOにとって非常に有益なことでした。

プロジェクトスケジュールの生成は、システム内のロバストなルールのおかげで、プラニスウェアでも以前のシステムとほぼ同様に機能しています。週を重ねるごとに、あらゆることが少しずつ強固になってきています。私たちのシステムは、数ヶ月前に稼働を開始しました。既にユーザートレーニング中に非常に良い反応を頂いていたのですが、稼働開始以降も、日に日にユーザーに受け入れられていると感じます。ユーザーはそれをさらに受け入れていると彼らは思っています。 DOSベースのシステムからプラニスウェアに移行した際は、馬車からレースカーに移行するようなものでした。それは彼らにとって非常に大規模な移行でしたが、とても肯定的な反応を示していました。