1932年に創業した日本企業のサンスター社は、特にGUMブランドをはじめとするオーラルケア製品で世界的に知られています。約100年の歴史を持つ同社は、オーラルヘルスケア分野だけでなく、産業用化学製品などの多様な分野でも主要企業としての地位を確立してきました。しかし、事業が成長する一方で、同社は社内で大きな課題に直面していました。それは、手作業による分散型の従来のプロジェクト管理手法です。こうした制約を克服し、業務を最適化するために、Planiswareのプロジェクト・ポートフォリオマネジメント(PPM)ソリューションを採用しました。
不可欠だったデジタルトランスフォーメーション（DX）
同社のシニアプロジェクトマネージャー兼PMOリーダーであるミリアム・クラマー氏は、同僚のニコラ・ボヌール氏とともに、この変革プロジェクトを主導しています。「Planiswareによって、ようやく情報を一元管理し、プロジェクトの可視性を高め、業務プロセスの効率を改善できるようになりました」と同氏は説明します。厳格な規制の対象となる医療機器を開発しているため、プロジェクトを円滑かつ安全に体系化して管理できるツールを必要としていました。
同社にとって、このデジタル化への移行は不可欠でした。それまで同社は、主に紙の書類やExcelなどの基本的なツールを使用してプロジェクトを管理していました。この方法では、チーム間の連携や重要な工程の調整が困難でした。
プラニスウェアのキーアカウントマネージャーであるエムナ・ハムーダによると、サンスター社によるPlaniswareの導入は、このツールの柔軟性を示す好例です。
「Planiswareは、ITガバナンスから製品開発、イノベーションに至るまで、業界を問わず多様なニーズに的確に対応できます」とエムナ氏は説明します。
Planiswareの導入によっていくつかの重要な課題は解決されましたが、導入過程には困難も伴いました。ミリアム氏は、2021年にプロジェクトを開始した当時、プロジェクト情報が各所に分散しており、追跡や整理が困難だったと振り返ります。同社では、特にオーラルケア部門のプロジェクト管理方法を全面的に見直す必要がありました。
「膨大な量の紙の書類があり、このままではいけないことは明らかでした」と同氏は説明します。PlaniswareのようなPPMシステムへの移行には、新しいツールに適応するための準備と調整が必要でした。クラマー氏にとって、デジタルソリューションの導入に携わるのは初めての経験でした。
エムナ・ハムーダは、導入初期のオンボーディングが極めて重要だったと強調します。「私たちは、PPMツールを活用したプロジェクト管理文化の醸成、主要業績評価指標(KPI)の定義、目標の明確化、チームへのトレーニングに重点を置きました」。その結果、わずか3か月でツールの本格運用が可能になりました。
サンスター社のニーズに合わせた機能
サンスター社が特に魅力を感じたPlaniswareの機能の1つが、フェーズゲートシステムです。これは、プロジェクトの各段階で承認プロセスを体系的に管理するプロジェクトマネジメント手法です。同社にとって、この機能は特に重要です。なかでも医療機器の管理では、厳格な規制要件への対応が求められ、監査も頻繁に実施されるため、不可欠な機能となっています。
「フェーズゲートシステムのおかげで、承認プロセスを厳格に管理し、必要なすべての手順、署名、承認が確実に行われるようになりました。以前は、これらの承認を得るために時間との戦いを強いられていました。現在では、すべてがシステム上で一元管理され、貴重な時間を節約できています」
Planiswareの導入により、リスクが分類・整理されるようになり、潜在的な問題をより適切に予測し、管理できるようになりました。「この仕組みによって、私たちの業務の進め方が変わりました。現在では、リスク管理が業務プロセスに組み込まれ、標準的な取り組みとして定着し、受け入れられています」とクラマー氏は説明します。
リソース管理と時間管理の新たな体制
Planiswareの導入により、リソース管理と時間管理が大幅に改善されました。
クラマー氏が所属するチームはわずか2人でGUM部門のプロジェクトを管理しているため、業務プロセスの簡素化が極めて重要です。Planiswareの導入前、クラマー氏はExcelでプロジェクトの進捗情報を集約するために、毎月最大2日間を費やしていました。しかし現在では、Planiswareの自動化機能により、この作業を15秒未満で完了できるようになりました。
その効果は、単なる時間の節約にとどまりません。プロジェクトポートフォリオの可視性が向上したことで、製品の市場投入時期を最適化できるようになりました。「以前は、製品がいつ発売できる状態になるのかを把握することが難しく、特に薬局での重要な販売機会を逃してしまうこともありました」とクラマー氏は振り返ります。現在では、Planiswareの活用により、90%以上のケースで予定どおりに製品を発売できるようになり、パートナーや顧客に信頼性の高いスケジュールを提示できています。
この大きな変革によって、業界内での地位を強化するとともに、小規模な組織体制でもデジタルトランスフォーメーションが大きな効果をもたらすことを実証しました。プラニスウェアのハムーダは次のように付け加えます。「組織の規模が小さいからといって、PPMツールが不要というわけではありません。サンスター社は、体系的かつ一元化された管理が大きな違いを生むことを実証しました。」
このプロジェクトは、透明性の向上とデータの一元管理を実現しただけでなく、PPMツールが各組織固有のニーズに合わせて柔軟に適応し、規模を拡張できることも示しました。
Planisware Orchestraが切り拓く有望な未来
今回の変革がすでに定着するなか、同社はさらなる取り組みを計画しています。同社は今後、Planisware Orchestraの活用範囲を拡大し、新たなプロジェクトのアイデア管理にも利用する予定です。その目的は、各チームが協力してアイデアを提案・評価できるようにすることです。クラマー氏は、他部門の従業員にもこの機能を活用してもらい、組織全体の積極的な参加を促進したいと考えています。
Planiswareも、新機能の追加や、特に米国を中心とした他部門への展開に対応できるようOrchestraを調整することで、活用範囲拡大を支援しています。こうした展開は、同社がイノベーションの推進と業務プロセスの最適化を実現する手段としてPlanisware Orchestraの有効性を高く評価し、信頼を寄せていることを示しています。
