Essilor社の業務は部門横断的に進められており、多くのユーザー間での連携が必要です。
Essilorグループについて
Essilorグループは、視力矯正用レンズの世界的なリーディングカンパニーです。100か国以上で事業を展開する同グループの成功は、160年以上にわたってイノベーションを原動力としてきた戦略によるものです。同グループは、設計から製造までを手がけ、視力の矯正と保護を目的とした幅広いレンズを開発しています。
同グループの使命は、一人ひとりのニーズに合わせたレンズを開発し、世界中の人々の「視力を改善することで、生活の質を向上させる」ことです。そのため、研究開発とイノベーションに年間1億5,000万ユーロ以上を投資し、より高性能な製品の提供に取り組んでいます。同グループの従業員数は約6万人、売上高は65億ユーロ以上で、年間約5億枚のレンズを生産する能力を備えています。
同グループの成功を支えているのは、明確な存在意義、明確な戦略、そしてイノベーションとパートナーシップに基づく独自の成長モデルという3つの重要な要素です。この使命を果たし、グループの長期的な発展を実現するために、Essilorは4つの柱を中心とした成長戦略を策定しています。それは、イノベーション、中価格帯市場への注力、買収を通じた国際的な事業拡大、そして市場規模の拡大に向けた需要の創出です。
Essilor社のPMO責任者、ヴァンサン・ゴド氏へのインタビュー
同社がPlaniswareを導入してから5年以上が経過しました。今回、PMO責任者であるゴド氏にインタビューを行い、Planiswareを活用して、異なる拠点に分散するチーム間でどのように相乗効果を生み出し、業務を同期させ、連携を実現しているのかについて伺いました。以下に、インタビューの主なポイントをご紹介します。
背景と課題
プロジェクトマネジメントツールの選定
Essilor社の業務、特に研究開発（R&D）部門では、部門横断的な連携が求められており、多数のユーザーや外部リソース(下請け企業、産業パートナー、大学、学術研究機関など)との協力が不可欠です。そのため、地理的に離れた場所にいる関係者間で、知識を共有し、情報を交換する必要があります。複数の拠点に分散するこれらのチームは共通の最終目標を持っており、共同でタスクに取り組むための共通プラットフォームが必要でした。こうした背景から、同社は2015年7月に、コラボレーション機能を備えたプロジェクト管理ツールの選定を開始しました。
地理的に分散する組織の多様な要件
Essilorグループは、ヨーロッパ、アジア、北米、南米の4つの地域で事業を展開しています。4つの大陸に拠点が分散しているため、時差という課題に対応しながら、直接的または間接的に情報を迅速に伝達する必要があります。
また、同グループは世界各地に400以上の工場を有しています。そのため、すべての工場で新たに求められる業務方法を確実に導入できるようにすることが不可欠です。これを実現するため、同グループではプロジェクトの早い段階から新しいプロセスを導入するよう努めるとともに、その定着を支援し、ベストプラクティスの実践を促進する強力なツールの導入を目指しています。
さらに、プロジェクトマネジメントオフィスには、約1,200人のプロジェクト関係者（外部関係者を除く）、複雑さの異なる進行中のプロジェクト480件、構想段階のプロジェクト約100件、300人以上のアソシエイトプロジェクトマネージャーが関わっています。複数のプロジェクトに並行して携わる専門家もいるため、多数のリソースを確保し、その活動を調整・同期させる必要があります。
コラボレーションの課題とプロジェクトの複雑さ
社内でのファイル共有にGoogle Appsなどの複数のコラボレーションツールを使用していたため、当時Google Appsで実現していたユーザー間のコラボレーションと同等の水準を維持できるプロジェクトマネジメントソフトウェアの導入が不可欠でした。
さらに、当時進行中だった約500件のプロジェクトは、規模や複雑さ、対象範囲がそれぞれ異なっていました。これらすべてのプロジェクトを継続的に推進し、財務面での成果を確保することは、極めて重要な課題でした。
こうした課題に対応するため、同グループは2015年7月に、コラボレーション機能を備えたプロジェクト管理ソリューションの選定を開始しました。
Planiswareが選ばれた理由
新しいプロジェクトマネジメントソリューションの主な目的の1つは、研究開発、エンジニアリング、品質管理の各部門を単一のツールで統合することでした。しかし、これらの部門にはそれぞれ異なる要件がありました。戦略的な観点からは、ステージゲートプロセスを活用し、グループの戦略的優先事項に沿ってプロジェクトポートフォリオを管理できることが求められていました。
また、リソース管理機能をエンジニアリング部門全体に拡大し、すべてのプロジェクトと関連タスクへのリソース配分を360度の視点から包括的に把握することも目指していました。
さらに、プロジェクトをロードマップ上で体系的に整理し、適切なタイミングでリソースを割り当てることで、より効果的な計画を立てたいと考えていました。Planiswareは、こうした課題に対応できるソリューションだったのです。
Planiswareソリューションに求めた要件
同社は、Planiswareソリューションを活用し、プロジェクトの成熟度や複雑さに応じて業務プロセスを調整し、体系化したいと考えていました。
- 戦略レベルでは、プロジェクトの実施可否の判断、プロジェクト間の優先順位やリソース配分の調整、戦術的な意思決定、プロジェクトの投資利益率（ROI）のモニタリングを行えるツールを求めていました。
- 運用レベルでは、プロジェクトマネージャーやリソースマネージャーへの支援、トレーニング、適切なツールの提供に加え、計画からの逸脱を防ぐためのリアルタイムの活動指標（アラート）を導入したいと考えていました。
- ポートフォリオレベルでは、すべての要求を単一のプラットフォームに集約し、各プロジェクトの目標、課題、成果物を体系的に管理したいと考えていました。
また、既存の業務プロセスやツールと統合できるよう、他のソフトウェアとの連携が可能で、地理的に分散するチーム間のコラボレーションも実現できるツールを求めていました。
さらに、活動状況の可視性を高め、リソース管理をより効果的に最適化したいと考えていました。その目標は、業務の効率化と簡素化を通じて、グループ内のすべてのユーザーがPlaniswareソリューションを円滑に導入・活用できるようにすることでした。
課題に対するPlaniswareの対応
まず、Planiswareが選ばれた理由は、柔軟なカスタマイズが可能で、同社の組織的なニーズに適合していたためです。画面のデザインを変更し、名称も「Atlas」に変更することで、独自のツールとして活用できるようにしました。
次に、PlaniswareをSaaSとして導入する際には、さまざまな専門分野のチームが地理的に異なる拠点に分散しているという課題がありました。当初の要件の1つがPlaniswareと他のオンラインツールとの連携だったため、Google Appsとの統合が行われました。
Planiswareは、柔軟なカスタマイズが可能で、組織のニーズに適合していたことから、同グループに選ばれました。
3つ目は、文書管理システム（DMS）との連携です。Planiswareには標準機能として独自の文書管理システムが備わっている一方、同社ではGoogle Appsを使用した社内の文書管理・共有システムを運用していました。そこで、Planisware（Atlas）を既存のシステムと統合し、すべての文書をAtlasから直接管理できるようにしました。
最後に、同社にとってコラボレーションとは、社内外のすべてのプロジェクト関係者と情報を交換できることを意味します。Planiswareでは、次のことが可能です。
- プラットフォーム上で直接コメントを投稿し、情報を共有する
- タスクの委任、グループタスクの整理、リソース配分の最適化を行う
- ポートフォリオ、プロジェクト、タスク（マイルストーン、ドキュメント、リスク）を関連付ける
- 潜在的なエラーや財務リスク（予算予測と実績予算の差異など）に関するアラートを受け取る
- ベストプラクティスの実践を促進する
導入効果
同社のコメント :
「完全に統合されたPPMツールを導入したことで、シンプルなデマンドマネジメントから本格的なダッシュボードによる管理まで、あらゆるレベルでプロジェクトを管理できるようになりました。これには、計画策定、リソース管理、包括的な文書管理も含まれます。業務の効率化を追求した結果、私たちはコラボレーションソリューションであるPlaniswareを選んだのです」
ユーザーからは、特にユーザーインターフェースについて非常に肯定的なフィードバックが寄せられています。導入から数か月で、すべてのユーザーが共通のツールを活用できるようになりました。ユーザーは短期間でツールに慣れ、その真の付加価値を理解するようになりました。
最後に、効率的なツールの導入は、ベストプラクティスや適切な管理手法の普及にも役立ちます。Planiswareを活用することで、適切なスケジュールと業務プロセスをユーザー間で共有できるようになりました。これにより、社内のすべてのプロジェクトの成熟度向上にもつながりました。
今後の展望
同社が今後取り組む課題の1つは、異なるチーム間でのベストプラクティスの共有、連携、情報交換を引き続き促進することです。変化する環境に対応できるよう、地域ごとに推進担当者を任命し、適切な業務プロセスの普及を図っています。
また、Planisware（Atlas）と他のGoogle Appsとの連携をさらに進めるとともに、グループ内の他の組織にも利用を拡大していくことを目指しています。
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